Anno 2019 gaat de promotie en communicatie van een evenement veel verder dan ‘aankondigen en uitnodigen’. Het is niet meer wat het geweest is. In een wereld waar alles snel, online en live gebeurt is het belangrijk de juiste aanpak te kiezen om gezien te worden. Waar moet je op letten bij het promoten van je event? We hebben de belangrijkste zaken voor je op een rijtje gezet!
1. Slimme keuzes
Bepaal wat je uitbesteed, wat je zelf kunt doen en welk deel van je budget je waaraan uitgeeft. Denk goed na over de tactische inzet van middelen, kanalen en uitingen. Onthoud: persoonlijk (blijf-bij-jezelf) en interactief zijn sleutelwoorden. Dit kan je evenement al in de promotiefase naar een hoger plan tillen.
2. Promotiekalender
Stippel je hele promotieplan uit. Plan alle stappen/acties/uitingen/etc. in en creëer zo een promotiekalender, waar jij en iedereen die je helpt zich aan kan (nee: moet!) houden. Probeer hierbij scherp te zijn op actuele ontwikkelingen. Hierbij kun je denken aan seizoensproducten, politieke tendensen of nieuwsfeitjes waarmee je een nieuwe slinger kunt geven aan de promotie van je evenement.
3. Doelgroep
Pas je taalgebruik, kleuren en visuele effecten aan op je potentiële bezoekers. Vergeet ook de juiste kanalen niet, vrijwel elke leeftijdscategorie bereik je op een andere manier. Bedenk dat de beleving niet alleen het evenement zelf betreft, maar al start bij de eerste overweging een activiteit te ondernemen. Breng daarom de complete customer journey in kaart; van het eerste contactmoment, het bezoek van het evenement of beurs en de nazorg na het bezoek. Ook dat is promotie!
4. Noem belangrijke details
Een bijzondere locatie, een exclusief programma, sprekers/highlights/mensentrekkers: buit het uit, zodat je publiek het niet wil missen! Pas op dat het realistisch en geloofwaardig blijft, maar gebruik het!
5. Call to action
Zet de ontvanger van jouw promotieflyer/filmpje/advertentie of andere promotie-uiting aan het werk. Lok een reactie uit. Flirt met je publiek, maak ze nieuwsgierig! Prikkel ze en zorg dat ze vooraf tegen zichzelf zeggen: ‘ik krijg spijt als ik hier niet heenga’.
6. Praktische info
Mensen haken af wanneer ze een aankondiging of uitnodiging ontvangen zonder voldoende praktische informatie. De basis is essentieel: informatie over het programma, de kosten, hoelang het duurt, het doel van de dag of bijvoorbeeld de parkeergelegenheid bepaalt of geïnteresseerden komen of niet. Als je wat mysterie wilt behouden is dat prima, maar zorg dan voor een duidelijke verwijzing naar een plek waar eventuele info wél beschikbaar is (of komt).