2. Geef een random topfunctionaris het woord

Een CEO of CFO van een beursgenoteerde organisatie of een bekend familiebedrijf trekt altijd veel bezoekers. Bespreek vooral niet van tevoren wat deze topfunctionaris gaat vertellen. Laat hem of haar gewoon lekker ratelen over het eigen bedrijf. Hij/zij mag eerst een half uur vullen met grafieken en resultaten van de eigen organisatie. Liefst met halverwege een nietszeggend bedrijfsfilmpje.

3. Pauze is passé

Netwerken is leuk en belangrijk, en ongetwijfeld de echte reden waarom mensen naar je congres zijn gekomen. Maar sprekers zijn belangrijker. Als zij hun spreektijd overschrijden kort je gewoon de pauze in. Even snel een glas cola achteroverslaan, een snel toiletbezoek, en dan allemaal terug de zaal in. Netwerken doen ze maar ergens anders.

4. Doe geen soundcheck

Alle sprekers krijgen een microfoon opgespeld. Maar van tevoren controleren of iedereen achter in zaal verstaanbaar is, of het geluid gaat rondzingen als de spreker over het toneel kuiert, of de micro’s aanstaan en of er nog batterijen inzitten, is helemaal niet nodig. Laat het er maar op aankomen. De geluidsman verzint wel wat als het mis gaat.

5. Zorg voor ingewikkelde stemsystemen

Handopsteken is zoooo 2001! Tegenwoordig stemmen we via de smartphone. Nodig een jong bedrijfje uit dat, nadat de aanwezigen lange tijd met hun telefoontje hebben geknoeid, de mening van het publiek peilt. Nee, dat is niet handiger, sneller, efficiënter of minder irritant dan simpel handopsteken, maar wel onvergelijkbaar veel hipper.

6. Kies een toffe locatie

Slechte akoestiek? Koude voeten? Rottige stoeltjes? Pilaren die het zicht op de spreker belemmeren? Het maakt niks uit, want je hebt wel mooi een congres op een bijzondere plek weten te organiseren. In een onverwarmde kerk, een oude bunker, een feesttent midden op de Maasvlakte, een oude jumbojet. Geweldig!

7. Laat je verrassen door de powerpoints

Je zou alle sprekers kunnen vragen van tevoren hun powerpointpresentatie in te sturen. Je zou dan kunnen checken of de presentatie technisch deugt, of de sprekers zich aan het onderwerp houden en of ze binnen de tijd zullen blijven. Maar het is veel makkelijker om dat niet te doen. Laat je liever verrassen.

8. Gebruik veel filmpjes

We leven in 2018, de tijd van Youtube en Vimeo. Waarom zou het publiek nog onafgebroken naar de gedachtegang van een originele spreker moeten luisteren, als dat verhaal ook onderbroken kan worden door hergebruikte, van het internet geplukte filmpjes die de helft van de zaal al tig keer heeft gezien?

9. Experimenteer nooit

Dit is wat de bezoekers van je congres verwachten: een te lange inleiding van de dagvoorzitter. Gevolgd door een te lange keynote-speech van een bekende spreker die zich niet aan het onderwerp houdt. Vervolgens drie te lange lezingen van ondernemers die vooral over hun eigen bedrijf praten. Dan een te lange paneldiscussie zonder echte discussie. En als afsluiting een professionele congresafsluiter die iets grappigs vertelt, aan de hand van belegen Youtube-filmpjes. Een verlossende borrel na.

Dit is wat men verwacht, dus wijk onder geen voorwaarde van deze opzet af. Anders zou je congres zomaar een succes kunnen worden.